Zakwaterowanie pracowników poza miejscem zamieszkania – jak zorganizować?

Zakwaterowanie pracowników to rozwiązanie, z którego korzysta coraz więcej firm. Wielu pracowników chętnie decyduje się na podjęcie pracy poza miejscem zamieszkania, jednak warunkiem będzie w takim przypadku odpowiednio zlokalizowany i wyposażony lokal. Pracodawcy często poszukują również noclegów dla osób przebywających w delegacji, bądź też realizujących kontrakty poza główną siedzibą. Kwatery pracownicze zawsze powinny być odpowiednio dobrane, a cały proces ich wynajęcia sprawnie zorganizowany i poprowadzony.

Okres najmu i kwestia rozliczenia

Mieszkania i pokoje pracownicze najczęściej udostępnione są w ramach krótkoterminowego, czyli na kilka tygodni lub miesięcy. Jeżeli firma potrzebuje zakwaterowania dla pracowników na dłuższy okres czasu, umowę nierzadko da się przedłużyć nawet na cały rok. Warunki najmu powinny być pod tym względem elastyczne, jeżeli np. kontrakt osoby zatrudnionej zostanie przedłużony. Nie bez znaczenia pozostają kwestie związane z rozliczeniem. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na hostel dla pracowników, właściciel takiego obiektu powinien mu zapewniać przejrzysty system opłat za czynsz oraz media. W ten sposób przedsiębiorca zyskuje gwarancję, że koszty zakwaterowania pozostaną stałe przez cały okres współpracy i obowiązywania umowy. Pracodawca powinien mieć też pewność, że otrzyma od wynajmującego fakturę VAT. Na jej podstawie może bowiem włączyć wydatki dotyczące zakwaterowania pracowników w koszty uzyskania przychodu.

Standard, wyposażenie i lokalizacja

Kwatery pracownicze zawsze powinny być odpowiednio dopasowane do potrzeb pracowników pod względem standardu i wyposażenia. Wybrany lokal musi spełniać wymagania zakwaterowanych w zakresie dostępnych mebli, a także urządzeń RTV czy AGD. Nie bez znaczenia pozostają też dostępne wypożyczalnie sprzętu czy usługi dodatkowe, np. związane ze sprzątaniem i praniem. Istotna będzie też dogodna lokalizacja obiektu. Pracownik nie powinien każdego dnia tracić czasu na dojazd do miejsca pracy. Warto więc dokładnie sprawdzić, jak dobrze wybrane mieszkania dla pracowników są skomunikowane z centrum miasta lub innymi częściami aglomeracji. Pod tym względem atrakcyjną ofertę posiada firma Work Hostels, która udostępnia ze swoich zasobów pokoje, domy i hotele na terenie Trójmiasta.

Rozliczenie kosztów zakwaterowania pracowników

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w koszty uzyskania przychodu można wliczyć opłaty związane z zakwaterowaniem pracowników. Dotyczy to opłat zarówno za obsługę administracyjną, jak i media oraz czynsz. Koszty zakwaterowania pracowników muszą być jednak faktycznie związane z uzyskaniem przechodu, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła jego powstawania. Samo udostępnianie lokalu mieszkalnego osobie zatrudnionej jest ponadto zwolnione z podatku dochodowego do wysokości 500 zł miesięcznie. Z tego względu firma musi płacić podatek dochody jedynie od różnicy, która wystąpi między rzeczywistym kosztem najmu oraz kwotą 500 zł.

Zakwaterowanie pracowników a składki ZUS

W przychód pracownika wliczane jest stałe opłacanie wynajętego lokalu. Poza podatkiem dochodowym pracodawca musi od tej kwoty opłacić również ZUS. Jeżeli miesięczna wartość świadczenia przekracza 500 zł, opodatkowana będzie tylko nadwyżka tej kwoty. Pracodawca jest zobowiązany jest doliczyć ją do pozostałych elementów wynagrodzenia zatrudnionej osoby, a następnie naliczyć i pobrać od sumy tych należności zaliczkę na podatek dochodowy. Jeżeli jednak koszty zakwaterowania przekroczą limit ustawowy i pracodawca musi doliczyć nadwyżkę od przychodów pracownika, od podlegającego opodatkowaniu dochodu nie są odliczane składki społeczne. Od podatku nie będzie natomiast odliczana składka zdrowotna, której wysokość podstawy wymiaru wynosi 7,75% i stanowi przychód zwolniony od podatku. Warto przy tym pamiętać, że koszty najmu lokalu dla pracownika nie wliczają się w jego przychód w przypadku zakwaterowania związanego z kontrastem czasowym lub delegacją w miejscu innym, niż stałe miejsce zamieszkania.

—

Artykuł sponsorowany