Efektywne zarządzanie środkami firmy jest kluczowe dla utrzymania jej stabilności finansowej. Niejednokrotnie okazuje się, że problemy z płynnością są wynikiem nieprawidłowego rozporządzania pieniędzmi oraz braku planowania wydatków. Tego typu błędy mogą doprowadzić nawet do upadłości przedsiębiorstwa. Sprawdź, jak ich uniknąć, jak planować koszty działalności gospodarczej i zarządzać jej finansami.
Jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej?
Każda firma wymaga ponoszenia kosztów, i to już od pierwszego dnia. Mimo iż założenie działalności gospodarczej w Polsce jest bezpłatne, przedsiębiorcy muszą się liczyć z wieloma stałymi i zmiennymi opłatami. Główne koszty działalności gospodarczej obejmują:
- składki ZUS,
- podatki,
- koszty związane z lokalem (w tym rachunki za prąd, wodę, gaz),
- koszty związane z zaopatrzeniem,
- koszty pracownicze.
Części kosztów nie da się uniknąć, ale można nimi skutecznie zarządzać. W wielu przypadkach możliwa jest też optymalizacja niektórych zobowiązań. Ponadto bezwzględnie należy kontrolować zarówno wszystkie wydatki, jak i przychody firmy, aby w każdym momencie mieć pełny obraz jej sytuacji finansowej.
Kontroluj koszty prowadzenia działalności gospodarczej – konto firmowe
Częstym błędem początkujących przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność jest traktowanie finansów firmy jako swoich własnych pieniędzy. Takie podejście może być jednak bardzo problematyczne. Oddzielenie prywatnych i firmowych finansów daje klarowny obraz przychodów i kosztów oraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Dzięki temu pozwala lepiej planować przyszłe wydatki oraz inwestycje oraz kontrolować, czy firma radzi sobie zgodnie z przewidywaniami. Jest to szczególnie ważne, jeśli przychody firmy pochodzą z różnych źródeł. Osobne konto pomoże też zachować „porządek w papierach”.
Optymalizuj koszty działalności gospodarczej
Oddzielne konto firmowe daje znacznie wyraźniejszy wgląd w finanse przedsiębiorstwa. Dzięki temu znacznie łatwiej można zaobserwować, które koszty działalności gospodarczej nadmiernie ją obciążają. Jest to również sposób na dostrzeżenie wydatków, które być może można ograniczyć lub wyeliminować. Optymalizacja kosztów działalności gospodarczej może polegać m.in. na:
- zmianie metody opodatkowania na korzystniejszą;
- optymalizacji zużycia zasobów w firmie (w tym surowców lub np. prądu czy paliwa);
- rezygnacji z zakupu sprzętu czy urządzeń na rzecz leasingu lub wynajmu;
- outsourcingu niektórych usług (zatrudnienie zewnętrznej firmy zwykle jest znacznie tańsze niż zatrudnienie pracownika);
- zostaniu czynnym podatnikiem VAT (jest to korzystne w przypadku niektórych biznesów);
- zmianie dostawców niektórych usług.
Oczywiście nie są to wszystkie pomysły na optymalizację i nie każdy z nich sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie. Warto co jakiś czas dokładnie przeanalizować ponoszone koszty stałe i sprawdzić, czy nie istnieją sposoby na ich optymalizację lub całkowitą likwidację.
Koszty działalności gospodarczej – reguluj zobowiązania na rzecz US i ZUS
Aby efektywnie zarządzać kosztami prowadzenia działalności gospodarczej, trzeba koniecznie zadbać o terminowe regulowanie zobowiązań w US i ZUS. Warto otworzyć dodatkowe subkonto do konta firmowego, na które będą trafiać środki stanowiące równowartość podatku VAT od sprzedawanych produktów lub usług. Dzięki temu unikniesz wydania pieniędzy, które powinny trafić do Urzędu Skarbowego. Warto także odprowadzać równowartość należnego podatku dochodowego. Dzięki temu gdy przyjdzie czas na rozliczenie, nie zabraknie Ci środków, aby go dokonać. Koszty podatków z pewnością będą niższe od odłożonych kwot, co pozwoli wykorzystać nadwyżkę np. na inwestycje w kolejnym okresie rozliczeniowym.
Składki ZUS warto natomiast płacić na początku każdego miesiąca – np. po otrzymaniu pierwszych wpływów ze sprzedaży w danym miesiącu. Taki nawyk pomoże uniknąć opóźnień w płatnościach i sprawi, że na pewno nie zostaniesz pozbawiony ochrony ubezpieczeniowej. Są to koszty działalności gospodarczej, których nie da się pominąć, dlatego warto je skrupulatnie regulować.
—
Artykuł partnera
Koszty rosną z roku na rok…